IT資産管理台帳の活用方法

パソコンやソフトウェア、ハードウェアなど管理は正確に出来ておりますか？
それぞれ導入すると、「いつ購入したのか」「更新日はいつか」など管理が大変になりますね。
今回は、それぞれの情報を正確に管理する方法をお伝えします。

IT資産管理とは

①管理作業の効率化
IT資産管理をすることで、複数のデバイスやソフトウェアに対し、情報の収集・集約、メンテナンスの必要性や問題の検出を一括管理することで、管理作業を効率化させることが可能です。

②無駄な投資の防止
未使用のパソコンやライセンスを管理する際は、Excelやスプレッドシートを活用して、資産管理表を作成します。
この管理表により、未使用のパソコンやライセンスを把握し、従業員への割り当てを容易にしたり、無駄なパソコンやライセンスの調達を防ぐことが可能となります。
更に、パソコンやライセンスの追加購入時期の予測も管理することで、無駄な投資を防止することができます。

③脆弱性対策（IT資産管理ツールの場合）
Excelやスプレッドシートの管理だけでなく、IT資産管理ツールを利用することで、管理対象の全パソコンのアップデート状況一覧で確認することが可能となります。

④セキュリティーポリシーの徹底（IT資産管理ツールの場合）
IT資産管理ツールを活用すると、更に社内セキュリティポリシーへの違反行為を検知し、その動作を停止させたり、未許可のソフトウェアの無断インストールをブロックすることが可能となります。

⑤内部不正の抑止（IT資産管理ツールの場合）
IT資産管理ツールには、PC上の操作ログの定期的な収集をすることも可能となっております。

IT資産管理表の主な項目とは

管理表を作成する際は下記のような項目を設定すると管理がしやすいでしょう。

スプレッドシートでIT資産管理台帳を作成する場合

早速、管理項目を参考に、IT資産管理表を作成してみましょう。
上記にも記載した通り、IT資産管理表は、「Excel」や「スプレッドシート」、「IT資産管理ツール」を活用することが一般的です。

下記はスプレッドシートで作成した場合の例です。

このように項目に分けて管理することで、IT資産情報を正確に管理しやすくなります。
弊社のオンライン情シスでは、資産管理台帳の都度更新作業も行なっておりますので、ご要望がありましたら、お気軽にお問い合わせください。

IT資産管理ツールを活用する場合

IT資産管理ツールの場合、各端末にアプリケーションを入れることで、自動で端末情報を一覧化することが可能です。

更に、運用ポリシーを定めたり、操作ログを取得することができる機能があるため、セキュリティ面も強化することができます。
セキュリティ面強化の例として、「USB利用禁止」や「OSバージョンアップの一括配布」、「パスワードポリシーの強化」などが挙げられます。

下記はIT資産管理ツール「MalionCloud」と「LANSCOPE」の画面です。

IT資産管理ツールを導入することで、人の操作では行き届かないところまで管理が可能となるので、参考にしてみてください。

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今回は、IT資産管理の方法をお伝えしました。ただ、管理の項目や方法は、会社によって違いますね。
「自社に合う管理方法を見つけたい」「管理を手伝ってほしい」など、ご相談がある場合は、お気軽にお問い合わせください。